Amministrazione, finanza e controllo

Amministrazione, finanza e controllo

Le attività amministrative si caratterizzano come attività di misurazione: determinazione quantitativa del reddito, del capitale, dei costi di produzione, della dinamica finanziaria. Le misurazioni in  questione sono espresse in termini economico-finanziari. Tale funzione è in grado di fornire informazioni essenziali per supportare i processi decisionali di approvvigionamento, trasformazione e vendita; inoltre consente di interfacciarsi con diversi soggetti esterni all'azienda (dallo stato ai clienti e ai finanziatori). E' infine suddivisa in due grandi aree, una tecnico-specialistica (amministrazione, controllo interno e finanza) l'altra organizzativo-manageriale (pianificazione e controllo di gestione).

La funzione finanza

Questa funzione è suddivisa in tre aree:

• finanza delle fonti: si occupa del reperimento di mezzi per la copertura finanziaria dell'impresa (titoli di credito, capitale di rischio, banche)
• finanza degli impieghi: definisce, assieme al commerciale, le politiche di credito alla clientela, fissa le condizioni di pagamento coi fornitori, e gestisce il patrimonio dell'azienda
• gestione della tesoreria: a cavallo tra le precedenti, permette di soddisfare i picchi di fabbisogno di liquidità e di investire le eccedenze di liquidità

Le  risorse finanziarie vengono impiegate in:

• investimenti in beni strumentali

Sono caratterizzati da un costo iniziale dovuto all'acquisizione del bene e da successive entrate monetarie scaglionate dovute ai profitti successivi.

Un investimento deve essere comparato agli altri in base alla convenienza e valutato in base alla fattibilità finanziaria. I principali metodi di valutazione sono

• metodo della redditività
• metodo del periodo di ritorno
• metodo del tasso interno di redditività
• metodo dei flussi di cassa scontati

di cui l'ultimo  è quello che fornisce risultati validi in generale ed applicabili a qualsiasi situazione.

• le scorte di magazzino

Finché non vengono vendute, costituiscono un impiego di risorse. Vi è quindi contrapposizione tra le esigenze tecniche di produzione, approvvigionamento e distribuzione (che vorrebbero averne in continuazione) e quelle della funzione finanza (che tende a scoraggiare la formazione di giacenze in magazzino).

• crediti ai clienti

Vi è la contrapposizione tra il maggior ricavo ottenibile consentendo dilazioni di pagamento e i maggiori costi connessi a tale ritardo. Per risolvere questo problema, l'impresa può adottare:

• l'esternalizzazione: consiste nell'affidare la gestione dei crediti a terzi
• la gestione interna: richiede una stretta collaborazione tra la funzione finanza e il commerciale (dal quale ha avuto origine il credito)
• tesoreria

Gestione dell'equilibrio nel tempo delle entrate e delle uscite di cassa. Comprende la tesoreria in senso stretto (cassa, conti bancari ecc.), e i titoli ad elevata negoziabilità (BOT, CCT, ecc.)

Per finanziarsi, l'azienda può ricorrere a

• mezzi propri: finanziamento da parte dei soci (aumento di capitale)
• mezzi di terzi: finanziamento esterno attinto da risparmiatori, banche, fornitori e dipendenti (nelle aziende italiane vi è la netta prevalenza di fonti di matrice bancaria)
• autofinanziamento: finanziamento tramite reinvestimento del surplus ottenuto

I principali strumenti di finanziamento sono:

• operazioni di finanziamento mobiliare

Le società possono essere:

• società di persone: i proprietari rispondono personalmente con il loro patrimonio alle conseguenze che derivano dall'andamento della società (nel bene e nel male)
• società di capitali: la responsabilità dei soci è limitata all'entità del capitale della società

Quando poi una azienda viene quotata in borsa, prende il nome di società per azioni.

In questa categoria, le forme di finanziamento sono:

le azioni: sono valori mobiliari rappresentativi dei diritti di partecipazione nelle società per azioni, e conferiscono il diritto di voto nell'assemblea degli azionisti, il diritto ai dividendi e il diritto ad una quota proporzionale del capitale residuo di liquidazione.

i prestiti obbligazionari: titoli che rappresentano quote di un debito dell'impresa, che si impegna a rimborsare, corrispondendo un interesse.

• operazioni di finanziamento bancario
• le aperture di credito

La banca riserva all'azienda, per un certo intervallo di tempo, un ammontare utilizzabile mediante un insieme di operazioni che non richiedono altri specifici accordi. Vi è una quota massima ammissibile di scoperto ("rosso"), e la banca richiede che si verifichi una continua attività di indebitamento e accreditamento (movimento).

• le operazioni di sconto

La fattura è il documento nel quale compare la descrizione per quantità e qualità dei prodotti venduti, compreso il prezzo e la modalità di pagamento. Quest'ultimo può essere differito. Se però l'azienda ha bisogno immediato di soldi, allora può organizzarsi in questo modo: l'azienda vende il prodotto al cliente, la banca anticipa all'azienda il ricavo (scontandolo), il cliente rimborsa per intero la banca.

• il factoring

E' un contratto mediante il quale un'impresa "vende" (ovviamente ad un valore inferiore) i propri crediti ad un soggetto disponibile ad acquistarli. La cessione del credito può avvenire in due forme:

"pro solvendo": il factor va dal cliente a richiederne il pagamento, e nel caso questo non risponda, va a rivalersi dal venditore

"pro soluto": il venditore scarica sul factor l'onere del rimborso in caso di inadempienza del cliente (più costosa)

• il mutuo

Operazione di prestito monetario a lunga scadenza destinato a coprire i fabbisogni durevoli derivanti da immobilizzazioni tecniche; è rimborsabile periodicamente secondo un piano di ammortamento stabilito all'atto della stipula, ed è spesso garantito ipotecando i beni da esso finanziati.

• il leasing

leasing operativo: il locatore concede, in cambio del pagamento di un canone da parte del locatore, il godimento (per un determinato periodo di tempo) di un bene per fornire un servizio a terzi; fornisce assistenza tecnica, e in genere il riscatto è poco frequente (avviene in genere o restituzione o rinnovo del contratto).

leasing finanziario: una società finanziaria o una banca acquista, per conto del locatario, un bene strumentale, per poi concederlo in godimento a fronte del pagamento di un canone di locazione. Alla scadenza della locazione, è concessa la facoltà del riscatto.

• finanziamento da parte di dipendenti e fornitori

Le indennità di anzianità nei confronti dei dipendenti sono una particolare forma di indebitamento a medio-lungo termine dell'impresa, che deriva dall'attuale normativa in materia di contratti di lavoro. Invece, i finanziamenti ottenuti dai fornitori sono denominati "debiti di fornitura".

La funzione amministrativa

Si occupa di:

• tenuta della contabilità generale: registrazioni dei valori delle transazioni
• redazione del bilancio di esercizio: documento che evidenzia la gestione economico-finanziaria dell'impresa, formato da:
• conto economico: evidenzia l'ammontare e la composizione del reddito d'impresa (utile o perdita)
• stato patrimoniale: evidenzia l'ammontare e la composizione del capitale dell'impresa

Si occupa quindi anche di:

• movimenti e giacenze dei magazzini
• ordini dei clienti
• ordini ai fornitori
• autorizzazioni per gli investimenti
• retribuzione dei dipendenti

Attualmente viene integrata con i sistemi informativi ERP, sistemi che tendono a ridurre i gradi di libertà degli operatori nelle diverse funzioni aziendali, in favore di una maggiore affidabilità e con divisibilità delle informazioni prodotte.

Tale funzione è infine evidentemente molto legata alla funzione finanziaria: quest'ultima riceve dalla amministrativa le informazioni contabili e di tesoreria di cui necessita, e trova nella funzione amministrativa il responsabile dell'implementazione del piano finanziario che essa predispone.

Il controllo di gestione

Ha il ruolo di "consulente interno", a supporto dei processi direzionali di pianificazione e controllo. Progetto sistemi informativi per il controllo di gestione, e assiste la linea operativo nell'utilizzo di tali strumenti.

NB: non fa il controllo di gestione, ha solo una funzione di "monitoraggio".

Il controllo può essere:

• a preventivo: vengono assegnati chiari obiettivi ai responsabili, che si impegnano (con la formazione e l'approvazione del budget) a raggiungere tali traguardi per l'anno successivo.
• concomitante: si svolge periodicamente, durante l'esercizio, mediante confronto tra budget e risultati effettivi della gestione
• a consuntivo: si effettua al termine di un periodo annuale, oppure alla conclusione di un progetto

Infine, gli strumenti che il controllo di gestione ha a disposizione sono le statistiche e la rilevazione e l'elaborazione dei dati contabili.

Struttura organizzativa della funzione amministrazione, finanza e controllo

• imprese di piccole dimensioni strutturate funzionalmente

Le funzioni amministrative sono accentrate nella figura del responsabile amministrativo, che collabora direttamente con la direzione generale, la quale svolge le rimanenti attività di finanza e controllo.

• imprese di medie dimensioni strutturate funzionalmente

Si articolano separatamente le 3 funzioni.

• imprese di medie dimensioni strutturate divisionalmente

C'è la presenza di un direttore amministrativo, un direttore del controllo ed uno di gestione (controller); inoltre le attività non sono interamente accentrate, ma vengono parzialmente distaccate in uffici e svolte localmente.

• imprese di grandi dimensioni strutturate divisionalmente

Elevato grado di articolazione. Per ogni funzione viene definito un responsabile (dirigente), e le attività vengono svolte a livello divisionale da organi locali, gerarchicamente dipendenti dalle funzioni omonime a livello centrale.