Il sistema informativo contabile

Il sistema informativo contabile

Le informazioni come risorse

Le scelte aziendali non possono essere compiute in modo razionale se non vengono supportate da informazioni appropriate sull'azienda, considerata nei suoi diversi aspetti economico, finanziario e patrimoniale, sul mercato e sull'ambiente che la circonda e spesso la condiziona.

La forte automazione dei processi produttivi e amministrativi, che tendono sempre più a integrarsi, la concorrenza in forte crescita nel mercato interno e in quello internazionale, la sempre maggiore complessità del percorso decisionale rendono le informazioni una risorsa indispensabile, così come sono indispensabili il capitale e il lavoro.

A seconda della loro natura, le informazioni si distinguono in:

Qualitative;

Quantitative;queste ultime a loro volta possono riguardare quantità non monetarie o quantità monetarie.

A seconda dell'oggetto, le informazioni possono riguardare:

Fatti esterni di gestione (processi di scambio con terzi);

Fatti interni di gestione (processi organizzativi e produttivi);

Situazioni di mercato e di ambiente che incidono sull'attività aziendale

Per poter trasformare i dati grezzi (input) nella informazioni di cui si necessità (output) è necessario disporre di risorse umane, metodologiche, tecniche e organizzative.

Il sistema informativo deve:

Documentare i fatti amministrativi, sia per esigenze interne sia per esigenze esterne (giuridiche e fiscali);

Fornire il supporto al processo decisionale per scelte correnti degli organi operativi;

Fornire il supporto al processo decisionale per le scelte di investimenti degli organi direzionali (scelte strategiche)

Fornire gli strumenti per i processi di pianificazione e controllo della gestione;

Produrre i rendiconti dell'attività aziendale imposti dalla legge (bilancio) o comunque da presentare al soggetto economico aziendale

La contabilità per la direzione si avvale di informazioni quantitative e qualitative, attinte al sistema informativo contabile e al sistema informativo non contabile, per programmare e controllare la gestione. Costituisce quindi uno strumento informativo solo interno, mentre il bilancio d'esercizio è un documento informativo con valenza anche per l'esterno.

Non si deve confondere il sistema informativo con il sistema informatico.

Il sistema informatico è costituito dall'insieme dell'hardware e del software utilizzati per la raccolta, l'elaborazione e la trasmissione delle informazioni.

Il sistema informativo si avvale del sistema informatico (elaboratori, terminali, stampanti, ecc.) e degli strumenti telematici per la comunicazione a distanza; grazie a questi strumenti della moderna tecnologia risulta profondamente mutata rispetto al passato anche l'organizzazione dell'azienda.

Il sistema informativo contabile

Il sistema informativo contabile è costituito da informazioni di natura quantitativa che riguardano sia fatti interni sia fatti esterni di gestione.

Esso poggia sui documenti originari (fatture, assegni, cambiali, note di accredito, ecc.) e comprende gli inventari, le scritture elementari, le contabilità sezionali,la contabilità generale, la contabilità gestionale (o contabilità industriale), il budget. In particolare:

a)     Le scritture elementari: servono di preparazione, di analisi e completamento ad altre scritture; non sono tra loro coordinate; comprendono la prima nota, il libro cassa, gli scadenziari, i libri delle cambiali attive e delle cambiali passive;

b)     Le scritture sezionali: sono insiemi coordinati di scritture analitiche, più o meno integrate e collegate alle scritture complesse, di cui rappresentano spesso dei sottosistemi; comprendono la contabilità delle banche, delle vendite, degli acquisti, del personale, dei beni strumentali, del magazzino;

c)     La contabilità generale: costituisce un sistema coordinato di scritture complesse avendo come scopo il controllo continuo, a posteriori, delle variazioni finanziarie ed economiche e la determinazione periodica del risultato economico d'esercizio e del patrimonio di funzionamento; si basa sulla rilevazione dei fatti esterni di gestione e fornisce le informazioni che fanno da supporto alla redazione del bilancio d'esercizio;

d)     La contabilità gestionale (detta anche industriale): si basa sulla rilevazione dei fatti interni di gestione; si pone come scopo di determinazione dei costi dei servizi aziendali, dei processi, dei prodotti, delle commesse di lavorazione, la rilevazione di risultati economici particolari, il controllo della gestione;

e)     Il budget: è lo strumento della programmazione annuale, coordinato con i piani strategici pluriennali; analizza le risorse da impegnare e gli obiettivi economico-finanziari da perseguire; è uno strumento del controllo di gestione.

Il sistema informativo contabile deve:

Rilevare i rapporti con i terzi (crediti e debiti);

Far fronte a quanto stabilito dalla legge in materia di scritture obbligatorie;

Valutare i risultati conseguiti con la gestione, esaminata negli aspetti reddituali, finanziari e patrimoniali;

Consentire il controllo della gestione;

Fornire le informazioni su cui poggiano le loro decisioni tutti coloro che sono coinvolti direttamente o indirettamente nell'impresa.

Dal sistema informativo contabile e non contabile si ottengono le informazioni per redigere il bilancio d'esercizio e per effettuare il reporting per la contabilità direzionale.

Il bilancio d'esercizio evidenzia la situazione patrimoniale e finanziaria e i risultati economici ottenuti dall'impresa. I prospetti contabili che lo compongono (Stato patrimoniale e Conto Economico) derivano dal sistema informativo contabile, si ottengono per riclassificazione e rielaborazione della situazione contabile finale (patrimoniale ed economica) redatta in sede di contabilità generale. La Nota Integrativa che lo completa e la Relazione sulla gestione che accompagna rielaborando informazioni provenienti sia dal sistema informativo contabile che da quello non contabile. Il bilancio d'esercizio è regolamentato dal codice civile sia per quanto riguarda i contenuti, cioè le informazioni che devono essere obbligatoriamente fornite all'esterno, sia per quanto concerne i criteri di valutazione con cui si accertano i risultati ottenuti. Alcune categorie di società sono invece tenute ad applicare nella redazione del bilancio i principi contabili internazionali dettati dallo IASB (International Accounting Standards Board).

Il reporting è destinato a fornire informazioni opportunamente selezionate, alle persone che all'interno dell'azienda devono assumere decisioni; consiste nella relazione di rapporti, presentati in forma libera e con contenuti che devono rispondere alle diverse esigenze dei destinatari.

La contabilità generale

La contabilità generale tenuta secondo il sistema del patrimonio e del risultato economico ha per oggetto le operazioni di gestione, rilevate nel loro aspetto finanziario ed economico, e per scopo la determinazione del risultato economico d'esercizio e del patrimonio di funzionamento.

I libri e le scrittura di cui è obbligatoria la tenuta possono essere conservati su supporti informatici in conformità a regole tecniche individuate per legge.

La contabilità generale:

È consuntiva, in quanto si riferisce alla gestione passata;

Rileva solo i fatti esterni di gestione;

Classifica i componenti di reddito secondo la loro origine o natura;

Si riferisce all'azienda considerata nel suo complesso e nella sua unitarietà;

Rileva tutti i movimenti finanziari della gestione

Si basa sul metodo della partita doppia applicato al sistema di conti indicato nel pianto dei conti;

Consente la determinazione del risultato economico d'esercizio e del patrimonio di funzionamento;

Deve tenere conto delle norme civilistiche e fiscali;

Fa da supporto alla redazione delle parti (Stato patrimoniale, Conto economico, Nota integrativa) costituenti il bilancio d'esercizio;

È sottoposta al controllo contabile esercitato dagli organi di controllo interno o da società di revisione esterne.

Le scritture della contabilità generale si redigono:

Sul libro giornale che deve essere numerato progressivamente in ogni pagina;

Nei conti di mastro, dove le registrazioni, redatte in ordine cronologico sul giornale, vengono riprese e classificate in ordine sistematico.

La partita doppia

La partita doppia è un sistema di scrittura contabile consistente nel registrare le operazioni aziendali simultaneamente in due serie di conti (principio della duplice rilevazione simultanea), allo scopo di determinare il reddito di un dato periodo amministrativo e di controllare i movimenti monetari-finanziari della gestione.

I fatti amministrativi vengono osservati sotto due aspetti: l'aspetto monetario-finanziario detto anche numerario e l'aspetto economico. La vendita di un bene, ad esempio, comporta per l'azienda il contemporaneo sorgere di un credito o di un incasso (aspetto numerario) e di un ricavo (aspetto economico) e pertanto la scrittura contabile eseguita con il metodo della partita doppia deve registrare tali aspetti.

I valori finanziari sono quelli che esprimono una modifica degli elementi del patrimonio aziendale cioè della disponibilità di condizioni produttive monetarie. In pratica, sono valori numerari il denaro contante e ogni altro mezzo di regolamento ad esso assimilabile (debiti e crediti).

Si distinguono:

• valori finanziari certi: dati da entrate e uscite di cassa;
• valori finanziari assimilati: dati dall'aumento o diminuzione di crediti e debiti;
• valori finanziari presunti: dati da variazioni di debiti e crediti espressi in valuta diversa da quella di conto e il cui valore può subire modifiche al momento dell'effettivo incasso o pagamento, il valore contabilizzato al momento della registrazione è quindi presunto.

I valori economici sono quelli che esprimono una modifica nella disponibilità di condizioni produttive non monetarie. In pratica sono i componenti negativi e positivi del reddito, valori quindi che si riferiscono a costi, ricavi e valori di capitale. Si distinguono:

• variazioni di esercizio: costi e ricavi direttamente correlati all'esercizio in corso (che concorrono quindi alla formazione del reddito di un solo esercizio);
• elementi comuni a più esercizi: costi e ricavi che partecipano alla formazione del reddito di più esercizi e quindi, a fine periodo, necessitano di una suddivisione fra esercizi;
• crediti e debiti non numerari: valori relativi a crediti e debiti di finanziamento, acquisiti cioè dall'azienda come se fossero una merce, tipicamente finanziamenti bancari o emissione di obbligazioni;
• variazioni dei mezzi propri: aumenti o diminuzioni del capitale proprio o di sue componenti.

Il metodo della partita doppia prevede che:

• le variazioni numerarie attive, ossia gli aumenti di valori numerari attivi o le diminuzioni di valori numerari passivi vengano rilevate nella sezione 'dare' dei conti accesi alle variazioni numerarie;
• le variazioni numerarie passive, ossia le diminuzioni di valori numerari attivi o gli aumenti di valori numerari passivi vengano rilevate nella sezione 'avere' dei conti accesi alle variazioni numerarie;
• tutti i costi (variazioni negative di esercizio, comuni a più esercizi o crediti non numerari) vengano rilevati nella sezione 'dare' dei rispettivi conti;
• tutti i ricavi (variazioni positive di esercizio o debiti non numerari) vengano rilevati nella sezione 'avere' dei rispettivi conti;
• le variazioni del capitale proprio si rilevino nella sezione avere se incrementati e dare se decrementati .

Riassumendo le varie tipologie di rilevazioni si ottiene il seguente schema:

D Conti finanziari A D Conti economici A

_____ _______ ______ _________ _____ _______ ______ _________

| |

(+) VFA | (+) VFP (1) Costi | (2) Ricavi

| |

(-) VFP | (-) VFA (-) V.CAP | (+) V.CAP

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Acquisizione di condizioni produttive

L'acquisizione di condizioni produttive si rileva nella sezione 'dare' del conto non numerario acceso ai costi (di esercizio o pluriennali), in 'avere' del conto numerario si rileva la variazione numeraria passiva (l'esborso di denaro o l'aumento del debito nei confronti del fornitore)

Esempio:
Un acquisto di materie prime darà luogo alla seguente rilevazione

D DEBITI V/FORNITORI A D MERCI C/ACQUISTI A D IVA NS. CREDITO A
_____ _______ ______ _________ _____ _______ ______ _________ _____ _______ ______ _________
| | |
| 120 100 | 20 |

Si rileva:

• in dare del conto intestato alle materie prime (si può utilizzare un conto più specifico, come 'Materie prime c/acquisti' oppure un conto più generico come 'Merci c/acquisti') l'aumento della disponibilità delle stesse;
• in avere del conto intestato al fornitore (solitamente è specifico per ogni fornitore, qui si è utilizzato un macro-conto generico 'Debiti v/fornitori') l'aumento del debito nei suoi confronti.

Vendita di condizioni produttive

La vendita di condizioni produttive (il ricavo,verrà denominato come merci c/vendite nel mastrino) si rileva nella sezione 'avere' del conto acceso ai ricavi di esercizio e nella sezione 'dare' si rileva la corrispondente variazione positiva di valore numerario (l'aumento di disponibilità monetaria derivante dall'entrata di cassa o dall'aumento del credito nei confronti del cliente)

Esempio:
La vendita di prodotto finito darà luogo alla seguente rilevazione

Crediti v/clienti Merci c/vendite Iva ns. Debito
_____ _______ ______ _________ _____ _______ ______ _________ _________________
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120 | | 100 |20

Il piano dei conti

Il piano dei conti è un prospetto nel quale sono elencati i conti che si prevede di attivare presso una determinata azienda per la determinazione delle operazioni necessarie per operare le sintesi di fine periodo.

Gli scopi per i quali viene disposto il piano dei conti sono:

1. offrire ai contabili una guida per la composizione di scritture definendo i conti da addebitare e da accreditare.
2. facilitare la redazione del bilancio nel rispetto della legge e dei principi contabili.
3. consentire un analisi di elementi reddituali e patrimoniali a seconda dell'esigenze del soggetto aziendale.
4. agevolare gli adempimenti fiscali

in ogni caso il piano dei conti va elaborato anche in previsione dei possibili sviluppi dell'attività aziendale, così da non dover apportare ad esso frequenti variazioni.

Questa scrittura deve essere tale da permettere l'aggiunta di nuovi conti che la gestione richiedesse via via di attivare.